Elektronische facturen zijn in de tuinbouwsector nog geen gemeengoed. Daarbij rekenen we .PDF-versies van facturen niet tot de elektronische facturen aangezien deze geen volledige procesautomatisering en integratie van bestelling en/of levering tot betaling mogelijk maken. Daar waar direct geleverd wordt aan de retail stelt de retail vaak verplicht dat er elektronisch gefactureerd wordt volgens voorgeschreven standaarden.

Niet ‘elektronisch kunnen factureren’ betekent dan al snel ook: niet kunnen en mogen leveren. Tussen telers en handelspartijen, en tussen telersverenigingen en handelspartijen geldt dit nog vrijwel niet. Hier wordt dan ook nog druk gebruik gemaakt van papieren facturen. In sommige gevallen is er sprake van elektronische gegevensuitwisseling, maar meestal niet op basis van (inter)nationale standaarden. Toch valt er ook in de tuinbouwsector met elektronische facturen veel winst te behalen door vereenvoudiging van processen, automatische controle van leveringen tegen facturen en van facturen tegen betalingen etc.

Standaarden voor de e-factuur

Een van de redenen waarom elektronisch factureren in de tuinbouwsector nog niet is ingeburgerd is het tot nog toe ontbreken van standaarden voor de e-factuur die voldoen aan de specifieke situatie in deze sector. De meest relevante standaarden voor de tuinbouwsector zijn:

  • Het GS1 Invoice-bericht
  • De Cross Industry Invoice van UN/CEFACT

In verband met een opdracht om vanuit een telersvereniging voor groente en fruit elektronisch factureren naar handelspartijen en telers mogelijk te maken heeft Agritect onderzocht welke standaard hiervoor het best gebruikt zou kunnen worden.

GS1?

In eerste instantie is uitgegaan van het GS1 Invoice-bericht, aangezien dit bericht in de tuinbouwsector al gebruikt wordt voor communicatie naar de retail. Dit brengt echter met zich mee dat ze is gebaseerd op het factureren van ‘handelseenheden’ die worden gedefinieerd door GTIN’s, Global Trade Item Numbers. Bij de toepassing van dit bericht als e-factuur in de facturatie tussen teler en telersvereniging enerzijds en tussen telersvereniging en handelspartijen anderzijds komen de volgende tekortkomingen naar voren:

De specificatie van de GTIN is ontoereikend om het product op het niveau zoals dat door de handelspartijen gewenst is vast te leggen.
De handelseenheid bestaat zelf uit productcomponenten, verpakkingscomponenten en dienstencomponenten. Deze onderdelen worden alle separaat op de factuur opgenomen maar kunnen niet worden ingepast in het GS1 Invoice-bericht.

Daarmee is dit bericht niet geschikt als e-factuur voor de telersvereniging aangezien er veel te veel noodzakelijke informatie verloren zou gaan.

Cross Industry Invoice

De Cross Industry Invoice van UN/CEFACT kent deze tekortkomingen niet. Het heeft de mogelijkheid om factuur- en specificatieregels uiteen te laten vallen in product-, logistiekmiddel- en dienstenregels en kunnen factuur- en specificatieregels onderverdeeld worden t.b.v. het inboeken van journaalregels. Agritect heeft een invulinstructie voor de Cross Industry Invoice van UN/CEFACT opgesteld waarmee de telersvereniging in staat is aan de eisen van facturatie tussen teler en telersvereniging en tussen telersvereniging en handelspartijen te voldoen.

Een bijkomend voordeel is dat deze implementatie van de Cross Industry Invoice van UN/CEFACT als het ware ‘backwards compatible’ is met het GS1 Invoice-bericht. Door middel van een vertaalslag is de Cross Industry Invoice van UN/CEFACT uit te kleden tot een GS1 Invoice. Daarmee is het relatief eenvoudig mogelijk tegemoet te komen aan de wensen van klanten die toch een GS1 Invoice-bericht willen ontvangen terwijl de facturatiestraat van de telersvereniging alleen is ingericht op het genereren van Cross Industry Invoices.